工作流自动化：如何让你的工作自动化？

你有没有发现，我们每天都在重复做很多事情？

比如说早上准备上班：起床、吃早饭、洗澡、换衣服、出门。这些看似简单的步骤，其实就是一个”工作流程”。

把这些重复的步骤整理成流程，不仅能让工作更有条理，效率也会提高。

不过，天天做重复的事情难免会觉得枯燥。如果能把这些工作流程自动化，让机器来帮我们完成，那该多好！这就是工作流程自动化的魅力所在。

现在越来越多的公司和个人都在用自动化来提升工作效率。

那么，什么是工作流自动化？我们怎么用它来改进工作呢？

一、什么是工作流自动化？

工作流自动化主要包含两部分：工作流和自动化。让我们一个个来看。

1. 工作流：效率提升的关键

工作流就是为了完成某件事而需要做的一系列步骤。

举个例子，如果要催收逾期账单，你需要：

1. 查看账单系统，找出哪些账单逾期了
2. 找到欠款客户的邮箱
3. 发邮件提醒他们付款
4. 如果一周内还没收到钱，就再发一封催款邮件

这就是一个完整的催收账单工作流程。

工作流专家、SimplaDocs创始人Scott Collier-Weir说，好的工作流有三个特点：

• 经常重复。比如说催收账单，每天都要检查有没有新的逾期账单需要处理。
• 多个步骤。至少需要两个连续的步骤。
• 灵活应变。根据不同情况采取不同措施。比如遇到A情况就做B，遇到C情况就做D。

工作流就像是一张路线图，告诉我们要怎么做才能达到目标。聪明的企业都会把工作流写下来，这样遇到常见情况时，大家就知道该怎么做，不用瞎猜。

2. 自动化：让工作更轻松

工作中总有些事情需要反复做。每次遇到同样的情况，我们就得重复一遍流程。

但谁也不喜欢一直做重复的事。这时候，自动化就派上用场了。

自动化就是让机器帮我们完成工作。比如工厂里的机器人可以自动分拣、打包和组装产品。

其实自动化不只在工厂里有用。根据Gartner的调查，有79%的企业认为，从现在到2025年，自动化和人工智能都是企业成功的关键。

因为现在的自动化不光是机器人在流水线上干活，更多的是用软件来帮我们处理日常工作。

工作流程 + 自动化 = 效率翻倍

工作流自动化就是让电脑自动完成那些重复的工作，不需要人工干预，既省时又省力。

还记得前面说的催收账单的例子吗？我们当然可以让财务人员手动处理，但如果用自动化系统，就能自动完成账单检查和发邮件的工作，而且速度快多了。

想想看，一个人花10分钟才能处理一张逾期账单，但自动化系统在这段时间内就能发出几十封催款邮件。

工作流自动化现在可是个大市场。Mordor Intelligence的报告显示，今年全球工作流自动化市场值217亿美元，到2029年还会涨到341.8亿美元。

为什么这么多企业都在用自动化？因为现在的自动化软件都有可视化界面，用起来特别简单，不用写代码也能搞定。

二、工作流自动化让工作更轻松

用自动化来处理工作流程，效率肯定会提高。想想看，如果电脑能自动完成工作，你就能把时间用在更重要的事情上。

1. 自动化带来的好处

我们来看看Financial Cents的用户是怎么说的。根据他们2024年的调查，北美有21.6%的会计和税务公司老板每天要花1-5个小时来手动分配任务。

但用了自动化系统后，34.8%的公司只需要不到1小时就能完成同样的工作，效率提高了整整5倍！

自动化还有这些好处：

• 省时省力：把日常工作交给自动化系统后，你就能专注于更有创意的工作。
• 员工更专注：重复性的工作交给系统处理，员工就能去做更有价值的事。
• 不会出错：自动化系统按程序办事，不会因为走神或疲劳而出错。

2. 谁在用工作流自动化？

几乎所有类型的企业都能从工作流自动化中获益。让我们看看各个部门是怎么用的：

• 销售团队：自动跟进潜在客户、管理销售机会、处理合同签约，让销售更轻松高效
• 营销部门：自动发布内容、管理社交媒体、生成数据报告，让营销更有声有色
• 人力资源：从入职到离职、休假申请，全程自动化处理，让HR工作不再繁琐
• 运营管理：项目进度、数据分析、库存管理都能自动化，让企业运转更顺畅
• 财务部门：自动处理账单、收款、发工资，再也不用担心漏单漏付
• 客服团队：自动分配工单、管理客户资料，让服务更快更贴心
• IT部门：系统监控全天候自动运行，比人工值守更可靠

三、怎么开始用自动化？

想试试工作流自动化？你需要先选择合适的自动化工具。

1. 自动化工具类型

现在市面上的自动化工具分这么几类：

• RPA机器人：就像一个小助手，可以帮你完成各种重复性工作，比如输入数据、点击按钮等
• BPM管理系统：帮你梳理工作流程，找出可以优化的地方，让团队配合更默契
• iPaaS平台：把不同的软件系统连接起来，让它们之间能自动协作

好用的自动化工具一般都有这些特点：

• 简单易用：不用写代码，拖拖拽拽就能设置自动化流程
• 界面直观：用图表的方式展示工作流程，一目了然
• 灵活多变：能根据不同情况自动做出相应处理
• 系统兼容：能和各种常用软件无缝对接

2. 常用自动化工具

根据以上三种自动化工具类型，以下是每个类别下的一些常见工具：

RPA机器人

• UiPath：全球领先的RPA工具，支持可视化流程设计，适用于各种业务场景，如金融、医疗和人力资源。
• Automation Anywhere：提供强大的自动化功能，用户友好的界面，适合金融服务和医疗行业。
• Blue Prism：灵活的RPA解决方案，支持后台和前台操作，适合需要优化后端操作的企业。
• 八爪鱼RPA：免费流程自动化工具，适合各种重复性工作。
• 影刀RPA：旨在让非技术用户也能轻松使用的RPA工具，提供丰富的模板库。
• Kofax RPA：支持从多个数据源获取信息并自动化数据输入。
• Pega RPA：基于业务规则管理系统的自动化工具，支持开放API和实时监控。

BPM管理系统

• IBM BPM：提供敏捷、可扩展的业务流程管理解决方案，支持云端和内部部署。
• Zoho Creator：低代码开发平台，允许用户快速构建定制应用并实现流程自动化。
• K2 BPM：支持无代码工作流和可视化流程设计，适合跨部门协作。
• Oracle BPM：全面的BPM套件，提供用户友好的建模和优化工具。
• Ultimus BPM：强调全生命周期的业务管理与持续改进理念。
• H3 BPM：以图形化拖拽方式实现企业各业务环节高度整合。
• FlowPortal BPM：提供免编程的可视化设计工具，快速搭建业务流程。

 iPaaS平台

• MuleSoft Anypoint Platform：集成多种应用程序和数据源，实现无缝连接。
• Dell Boomi：云集成平台，支持快速连接不同系统并实现数据同步。
• Integromat（现为Make）：用户友好的自动化平台，可以连接多种应用程序并实现工作流自动化。
• Zapier：广受欢迎的iPaaS平台，通过简单的触发器和动作连接不同应用程序。
• TIBCO Cloud Integration：提供强大的集成功能，支持实时数据处理和工作流自动化。

这些工具各自具有不同的特点和适用场景，可以根据需求选择合适的解决方案。